Khách hẹn 3 giờ bước vào. Thợ của chị đang ở phía sau làm nốt bộ chân. Lễ tân có ba lựa chọn, cái nào cũng dở:
- La lớn qua cả tiệm. Khách nào trong tiệm cũng nghe, còn thợ thì chưa chắc nghe được, vì tiếng máy hơ và tiếng nhạc.
- Đi ra sau vỗ vai. Quầy bỏ trống, điện thoại reo, lại thêm một khách vãng lai đứng chờ.
- Nhắn tin. Điện thoại của thợ úp trong ngăn kéo vì tay đang dính sơn. Mười lăm phút sau mới thấy.
Trong lúc đó khách phải chờ, và chuyện phải chờ là điều khách sẽ nhớ.
Vì sao chuyện nhỏ này quan trọng
Gọi thợ ra quầy nghe thì đơn giản, nhưng một ngày xảy ra cả chục lần: khách tới, khách vãng lai cần báo giá, có người cần phụ tháo bộ móng khó, chủ tiệm cần nói chuyện. Mỗi lần trục trặc là mất vài phút, mất chút bình tĩnh, có khi mất cả sự kiên nhẫn của khách.
Nhà hàng và quán cà phê đã giải quyết chuyện này từ lâu bằng máy rung: một cái máy nhỏ rung liên tục tới khi có người cầm lên. Tiệm của bạn cũng làm được y như vậy.
Một cách gọi thợ tốt cần những gì
Phải tới được người nhận. Tin nhắn thường rất dễ bị bỏ qua. Lời gọi phải tới dưới dạng thông báo ưu tiên cao, và nếu thợ đang mở app thì hiện toàn màn hình, rung liên tục tới khi thợ trả lời.
Phải nói lý do. "Khách của em tới rồi" và "ra phụ chị tháo móng" cần phản ứng khác nhau. Chọn lý do bằng một chạm đỡ cho thợ phải đi ra quầy chỉ để hỏi có chuyện gì.
Phải trả lời lại được. Lễ tân cần biết lời gọi đã tới. "Đã xem", "Đang ra" hay "5 phút nữa" giúp lễ tân báo cho khách điều có thật, thay vì "chị chờ chút, em ra liền".
Không được thành tiếng ồn. Nếu bấm được mười lần liên tục, thợ sẽ quen mà bỏ qua. Một khoảng chờ ngắn giữa các lần gọi giữ cho mỗi lời gọi có giá trị.
Đúng người mới được gọi. Thường là lễ tân, quản lý và chủ tiệm. Thợ gọi nhau cả ngày lại là chuyện khác.
Gọi thợ trong NailNote
NailNote có sẵn tính năng Gọi thợ, miễn phí ở mọi gói:
- Bấm nút bàn tay ở Trang chủ, ngay cạnh nút tìm kiếm, dành cho chủ tiệm, quản lý và lễ tân. Với gói Pro, chủ tiệm có thể bật quyền gọi cho Thợ.
- Chọn lý do: Khách tới, Lên quầy, Cần giúp, hoặc Khác kèm lời nhắn ngắn (tối đa 80 ký tự).
- Chọn người: một thợ, hoặc gọi tất cả thợ cùng lúc.
- Thợ nhận thông báo đẩy ưu tiên cao. Trên iPhone đây là thông báo nhạy cảm thời gian (time-sensitive), nên vẫn tới được cả khi đang bật chế độ Tập trung cho phép loại thông báo này. Nếu đang mở NailNote, màn hình báo hiện toàn trang và rung liên tục tới khi thợ bấm Đang ra hoặc 5 phút nữa.
- Người gọi thấy trạng thái ngay: Đã gọi, Đã xem, Đang ra hoặc 5 phút nữa. Gọi lại cùng một người thì lời gọi cũ tự đóng, và mỗi người chỉ gọi lại cùng một người sau 30 giây.
Lời gọi dùng tên của thợ ở tiệm đó, tức tên thợ dùng khi đi làm, nên "Lily ơi, khách tới" đọc đúng như cả tiệm vẫn gọi nhau.
Áp dụng cho cả tiệm
- Thống nhất ý nghĩa từng lý do. Nói rõ với thợ mỗi lý do nghĩa là gì ở tiệm mình. "Lên quầy" có thể là "ra quầy báo giá", "Cần giúp" có thể là "ra phụ ở bàn số 4".
- Lời gọi nào cũng trả lời. Cách này chạy được là nhờ lễ tân nhận được trả lời. Đặt luật "bấm Đang ra hoặc 5 phút nữa", kể cả khi đang đi ra.
- Bật thông báo. Mỗi thợ cho phép NailNote gửi thông báo một lần. Khi app đóng, iPhone báo một lần kèm rung và âm thanh; rung liên tục chỉ khi app đang mở.
- Còn lại để cho chat. Gọi thợ dành cho "ngay bây giờ". Còn "thứ Bảy ai làm thay?" hay "chị Trân làm màu gì?" thì dùng chat nội bộ của tiệm.
Câu hỏi thường gặp
Gọi thợ có tốn thêm tiền không? Không. Gọi thợ có trong cả Free, Pro và Business. Xem bảng giá.
Thợ có gọi lễ tân được không? Mặc định, chủ tiệm, quản lý và lễ tân mới gọi được. Chủ tiệm gói Pro có thể bật quyền này cho Thợ trong phần phân quyền.
Nếu điện thoại của thợ để trong ngăn kéo thì sao? Thợ vẫn nhận thông báo ưu tiên cao có âm thanh và rung, còn lễ tân thấy được lời gọi đã được xem hay chưa. Không ai trả lời thì lễ tân biết để tự đi ra sau, thay vì đứng chờ.