Tiệm nail nào cũng đã có "chat nội bộ". Chỉ là nó không được tốt lắm. Đó là một nhóm Messenger, Zalo, WhatsApp hay tin nhắn nhóm ai đó lập từ mấy năm trước, có chủ tiệm, ba thợ đang làm, hai thợ đã nghỉ từ mùa xuân, và cô lễ tân đã tắt thông báo từ tuần đầu.
Nó vẫn chạy được, tạm được. Cho tới lúc bạn cần tìm lại một thứ trong đó.
Nhóm chat thường hỏng ở đâu
Không có gì gắn với cái gì. Thợ nhắn "Chị Trân muốn làm lại màu lần trước, màu nào vậy mọi người?". Người thì lướt tìm, người thì đoán, người gửi một tấm ảnh chai sơn mờ mờ. Câu trả lời nằm trong điện thoại của một thợ khác, không nằm cạnh lượt làm của chị Trân.
Ảnh khách nằm trên điện thoại cá nhân. Ảnh móng, tên khách, số điện thoại được gửi vào một nhóm chat nằm trên máy riêng của từng người, lẫn với ảnh gia đình. Thợ nghỉ việc thì mang theo hết, và bạn không lấy lại được.
Chuyện tiệm lẫn chuyện nhà. Cùng một nhóm vừa có "thứ Bảy ai làm thay?", vừa có ảnh sinh nhật, vừa có "khách 2 giờ của em tới rồi". Tin quan trọng lại là tin bị trôi.
Người mới bắt đầu từ con số không. Thợ mới vào hôm nay không đọc được những gì đã bàn trước đó, ví dụ vì sao tiệm thôi nhập một dòng gel, hay chủ tiệm muốn làm ombre theo kiểu nào.
Chat cho tiệm nail nên làm được gì
Chat làm riêng cho tiệm không cần nhiều tính năng màu mè. Nó cần đúng bốn điều.
1. Một kênh chung cho cả tiệm, tự động
Ai làm ở tiệm thì có mặt trong kênh chung từ ngày được duyệt vào tiệm, và ra khỏi kênh từ ngày nghỉ. Không còn cảnh "ai thêm Linh vào nhóm giùm", không còn thợ cũ vẫn đọc tin.
2. Gửi đúng thứ thật, không phải ảnh chụp màn hình
Thợ hỏi màu nào thì câu trả lời nên là chính màu đó: chai sơn trong kho của tiệm, có hãng và mã, ai bấm vào cũng mở ra được. Công thức màu, hồ sơ khách, ảnh lượt làm lần trước cũng vậy. Ảnh chụp màn hình là ngõ cụt, còn đường dẫn tới hồ sơ mới là câu trả lời.
3. Quyền xem theo đúng luật của tiệm
Nếu tiệm ẩn số điện thoại khách với một số vai trò, hoặc chỉ cho thợ xem khách mình từng làm, thì chat không được thành cửa sau để lách luật đó. Thợ không xem được khách nào thì cũng không gửi được thẻ khách đó.
4. Lịch sử thuộc về tiệm
Tin nhắn, ảnh và thẻ khách đã gửi phải thuộc về tài khoản của tiệm, không phải của điện thoại người nhận. Ai nghỉ thì mất quyền vào, tiệm vẫn giữ lại.
NailNote làm thế nào
NailNote có tab Chat xây quanh đúng bốn điều trên:
- Kênh "Cả tiệm" tự có cho mọi salon. Thành viên được thêm vào khi được duyệt vào tiệm, nên kênh luôn khớp với đội ngũ hiện tại. Bạn cũng nhắn riêng 1-1 với bất kỳ ai trong tiệm, và tiệm Pro tạo được nhóm tùy ý (ví dụ chỉ lễ tân và quản lý).
- Gõ # để chèn màu sơn hay công thức từ kho, hoặc @ để nhắc tên thợ hay khách. Nút + đính kèm khách, màu, công thức, lượt làm hoặc ảnh lượt làm. Ai bấm vào thẻ cũng mở đúng màn hình trong app, với dữ liệu mới nhất.
- Nút "Chia sẻ vào chat" có sẵn ở màn khách, lượt làm, công thức và màu, nên gửi chỉ mất một chạm từ bất cứ đâu.
- Máy chủ kiểm tra quyền xem. Bạn chỉ đính kèm được thứ mình được xem; nếu chủ tiệm tắt "Xem khách" cho một vai trò, vai trò đó không thấy thẻ khách trong chat, trong dòng xem trước hay trong thông báo.
- Tin nhắn tới ngay lập tức, có số tin chưa đọc trên tab và thông báo đẩy (gộp lại, nên mười tin liên tiếp không rung mười lần). Cuộc trò chuyện nào cũng tắt thông báo được.
- Lịch sử: tiệm Free giữ tin nhắn 90 ngày, tiệm Pro và Business giữ không giới hạn. Xem bảng giá.
Chat có ở mọi gói, kể cả Free. Mọi người trong tiệm đều nhắn được, kể cả vai trò Chỉ xem.
Chuyển cả tiệm sang chat mới
Bỏ nhóm chat cũ mất khoảng một tuần, không phải một ngày. Vài cách giúp dễ hơn:
- Chuyển một thói quen trước. Bắt đầu với câu hỏi về màu: "Muốn biết khách làm màu gì thì hỏi trong kênh Cả tiệm và gắn lượt làm vào." Khi mọi người thấy câu trả lời hiện ra thành thẻ bấm được, phần còn lại sẽ theo.
- Chuyện riêng để chỗ riêng. Nhóm cũ cứ giữ cho chuyện vui và kế hoạch cuối tuần. Chat của tiệm dành cho khách, màu và lịch làm.
- Để lễ tân dẫn đầu. Lễ tân nói chuyện với mọi thợ suốt ngày. Lễ tân dùng thì cả tiệm sẽ dùng.
- Thôi lưu ảnh khách trong máy. Nhờ thợ thôi lưu ảnh bộ móng vào thư viện ảnh riêng, gắn ảnh vào lượt làm thay vào đó. Người làm lần sau sẽ có ngay ảnh.
Còn lúc khách bước vào và cần thợ ra quầy ngay, tin nhắn chat là quá nhẹ. Lúc đó dùng gọi thợ. Và nếu thợ trong tiệm vẫn nhớ khách bằng đầu, hãy bắt đầu từ vì sao ghi chú hơn trí nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Chat của NailNote có miễn phí không? Có. Kênh cả tiệm, nhắn riêng, đính kèm và thông báo đẩy có ở mọi gói. Tiệm Free giữ tin nhắn 90 ngày; Pro có thêm nhóm tùy ý và giữ tin không giới hạn.
Thợ đã nghỉ còn đọc được chat không? Không. Khi thành viên rời tiệm hoặc bị xóa khỏi tiệm, họ mất quyền vào các cuộc trò chuyện của tiệm.
Gửi ảnh khách trong chat được không? Được, nếu bạn được xem khách đó. Ảnh gửi từ lượt làm vẫn riêng tư trong tiệm và bấm vào sẽ mở lượt làm.